Vorteile – externe Personalbeschaffung
Der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit den Leistungen seines Personals. Um die Wettbewerbsfähigkeit auszubauen und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen, befinden sich Betriebe stetig auf der Suche nach qualifizierten, innovativen und leistungsstarken Fachkräften.
Im Fokus steht die Gewinnung motivierter Angestellter, die den Unternehmenserfolg aktiv vorantreiben. Der zeitliche Aufwand sollte dabei vertretbar ausfallen. Das Problem: Nicht alle Stellen lassen sich intern besetzen. Fehlt es dem Personal vor Ort an geeigneten Qualifikationen, greifen Recruiter gerne auf eine externe Personalbeschaffung zurück.
Doch was kennzeichnet die externe Personalgewinnung? Welche gängigen Methoden lassen sich benennen und welche Rolle spielt die Personalbeschaffung für Unternehmen? Und welche Gründe sprechen gegen die externe und für die interne Personalbeschaffung?
Was versteht man unter der externen Personalbeschaffung?
Die externe Personalbeschaffung bezeichnet jegliche Recruiting-Maßnahmen, die das Ziel verfolgen, neue Arbeitskräfte außerhalb des eigenen Unternehmens ausfindig zu machen und dazu zu animieren, sich zu bewerben. Denn wenngleich die interne Personalbeschaffung Zeit und Kosten spart: bestimmte Stellen erfordern die Einstellung externer Fachkräfte. Die Einarbeitung nehmen Unternehmen in diesem Fall gern in Kauf.
Diese Vorteile hat die externe Personalbeschaffung
Eines vorweg: Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung hält die externe Personalgewinnung zahlreiche Vorteile bereit, die Unternehmen nutzen sollten. Indem Betriebe vakante Stellen durch Externe besetzen, profitieren die Teams im besten Fall von innovativen Herangehensweisen, geballtem Know-how und einem großen Erfahrungsschatz.
Denn Mitarbeiter aus anderen Betrieben werden nicht nur von der Belegschaft schneller als Führungskraft akzeptiert, sondern handhaben Szenarien unter Umständen anders als alteingesessene Beschäftigte des eigenen Unternehmens. In der Folge kann es gelingen, Prozesse effizienter zu gestalten, die Motivation der anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhöhen und über den Tellerrand zu schauen.
Darüber hinaus fällt der Bewerberpool größer aus als im eigenen Unternehmen. Die HR-Abteilung erhält so die Chance, diverse Bewerbende einzuladen und ihr Auftreten sowie ihre Fähigkeiten gegeneinander abzuwägen.
Neues Personal bringt außerdem häufig Hard- und Softskills mit, über die Interne aus unterschiedlichen Gründen nicht verfügen. So erweitern sich die Fähigkeiten des Teams und Interne erhalten neue Vorbilder. Arbeitskräfte von außerhalb können zudem auf Basis ihrer Erfahrungen oder ihrer persönlichen Einstellungen neue Ideen einbringen.
Ein weiterer Clou: Stellt ein Betrieb eine Fachkraft ein, entfallen kostenintensive Schulungen und Weiterbildungen für das eigene Personal. Das Unternehmen spart also Geld und Zeit – und profitiert gleichzeitig von einem qualifizierten neuen Mitglied. Obendrein weist der neue Mitarbeiter Berufserfahrung auf, während neu ausgebildete Mitarbeiter des eigenen Unternehmens über keine Erfahrungswerte verfügen und sich neu in die Thematiken einarbeiten müssen.
Sie möchten einer hohen Mitarbeiterfluktuation entgegenwirken? Ein internes Employer-Branding zielt darauf ab, den eigenen Personalstamm durch ein gutes Betriebsklima und Benefits anzusprechen. So entstehen einige neu zu besetzende Stellen erst gar nicht.
Gibt es auch Nachteile bei der externen Personalbeschaffung?
Zugegeben: Die Personalbeschaffung hält nicht nur Vorteile bereit. So geht die externe Personalgewinnung mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand einher.
Nachdem das Unternehmen eine geeignete Fachperson ausfindig gemacht und eingestellt hat, muss eine ausreichend lange Einarbeitungszeit gewährleistet werden. In anspruchsvollen Tätigkeiten kann sich die Einarbeitung auf mehrere Monate erstrecken.
Ferner bleibt ein Restrisiko bestehen, dass sich das neue Personal als ungeeignet erweist. Dieses selbst möglicherweise selbst fest, dass ihm die Arbeitsatmosphäre, das Team oder die Handhabung gewisser Prozesse nicht zusagt. Im Falle einer Eigenkündigung oder Kündigung seitens des Unternehmens muss der gesamte Recruiting-Prozess wiederholt werden.
Ein weiterer Nachteil: Liebäugelt hauseigenes Personal bereits mit einer vakanten Stelle und stellt das Unternehmen stattdessen jemand Externes ein, kann sich dies auf die Motivation der Betroffenen oder des gesamten Teams auswirken.
Unterschiede zwischen externer und interner Personalbeschaffung
Sie befinden sich auf der Suche nach neuen Arbeitskräften und sind unschlüssig, ob die interne oder die externe Personalbeschaffung die korrekte Vorgehensweise darstellt? Viele HR-Abteilungen stehen vor der besagten Herausforderung. Denn beide Varianten bieten Vor- und Nachteile. Deswegen gilt es, im Einzelfall abzuwägen, welche Methode zum Erfolg führt.
Doch worin unterscheiden sich die externe und die interne Personalbeschaffung konkret? Die interne Personalbeschaffung bezeichnet Stellenausschreibungen und -besetzungen innerhalb eines Unternehmens. Der Recruitingprozess entfällt und die Einarbeitungszeit verkürzt sich. In der Folge geht das interne Personalrecruiting mit einem geringen Aufwand einher.
Fehlbesetzungen können außerdem effektiv vermieden werden. Denn das Unternehmen kennt die Arbeitskraft bereits und kann ihre Stärken und Schwächen einschätzen. Im Vergleich zur internen Personalbeschaffung umfasst die externe Personalbeschaffung Recruitingmaßnahmen, die auf Personal aus anderen Firmen sowie Arbeitssuchende abzielen. Die Umsetzung der Maßnahmen kostet Zeit und Geld.
Gleichzeitig muss Personalmarketing betrieben werden, um potenzielle neue Angestellte auf die vakante Stelle und das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. Wird das Personalmarketing zielgerichtet ausgeführt, kann es gelingen, Stellen kurz-, mittel- oder langfristig zu besetzen.
Methoden der externen Personalbeschaffung
Im Recruiting gilt: Stellen werden strategisch besetzt. Doch nicht jede Strategie eignet sich für die Besetzung einer jeden Stelle. Stattdessen gilt es, diverse strategische Maßnahmen zu ergreifen und neues Personal auf Basis der eigenen Erfahrung auf vakante Stellen aufmerksam zu machen.
Dabei erfordert es kaum Aufwand, eine Einstiegsposition zu besetzen. Führungspositionen dagegen lassen eine umfassendere und zeitaufwändigere Strategie notwendig erscheinen. Denn die gewonnenen Arbeitskräfte sollten im Anschluss aktiv am Unternehmenserfolg beteiligt sein, sodass die Anforderungen hoch ausfallen. Verschätzt sich die Personalabteilung, muss der Recruitingprozess wiederholt werden, was mit finanziellen Einbußen einhergeht.
Unternehmen können extern Personal gewinnen, indem sie Online-Stellenbörsen und Jobportale nutzen. Durch diese erreichen Betriebe ein breites Publikum. Allerdings kritisieren Experten in den letzten Jahren vermehrt, dass Stellenanzeigen auf Portalen zunehmend zu wenigen Bewerbungen führen würden. Vor allem kleine und unbekannte Unternehmen können auf diese Weise selten qualifizierte Fachkräfte erreichen.
Potenzielle Arbeitskräfte können darüber hinaus über Social-Media-Kanäle wie Facebook, Instagram und TikTok angesprochen werden. Hier halten sich sowohl Arbeitskräfte auf, die sich aktiv auf der Jobsuche befinden, als auch Fachkräfte, die bisher keinen Wechsel in Erwägung ziehen.
Der Vorteil: Stellenausschreibungen auf Social-Media vereinfachen den Bewerbungsprozess. Indem Suchende sich mit wenigen Klicks bei dem Unternehmen vorstellen können, erreichen das Unternehmen mehr Bewerbungen. Die HR-Abteilung kann also im Idealfall aus einer großen Auswahl an Bewerbungen auswählen und die für sich passende Arbeitskraft ausfindig machen.
Externe können Unternehmen und Personalverantwortliche zudem über Job-Messen Arbeitskräfte anwerben. Hier treffen sie auf Abiturient/-innen und Hochschulabsolvent/innen, die nach einem geeigneten Einstieg in die Arbeitswelt suchen.
Auf der Messe können sich Verantwortliche und Besucher persönlich kennen lernen. Unter Umständen führt dies dazu, dass die Entscheidung zugunsten von Bewerbenden ausfällt, deren reiner Lebenslauf im normalen Bewerbungsprozess zu einer Absage geführt hätte.
Auch Headhunter oder Personalberatungen können Unternehmen dabei unterstützen, vakante Stellen zu besetzen. Headhunter suchen nach talentierten Fachkräften und präsentieren ihrer Kundschaft eine Auswahl der besten Bewerber/-innen. Übernehmen diese den Einstellungsprozess, schont das Unternehmen wertvolle Ressourcen. Der Nachteil: Das Engagement Externer geht mit finanziellen Aufwänden einher.
Auf potenzielle neue Arbeitskräfte stoßen Unternehmen letztlich auf Veranstaltungen. Nehmen Personaler regelmäßig an Events teil, wächst das Netzwerk. Dieses hält zahlreiche talentierte Fachkräfte bereit, die Sie vor Ort kennenlernen können. Der Nebeneffekt: Wer sich auf Veranstaltungen präsent zeigt, erhöht die Markenbekanntheit und damit die Chance auf Initiativbewerbungen.
Die passive Personalbeschaffung
Eine starke Arbeitgebermarke, auch Employer-Brand genannt, zieht viele Arbeitskräfte an. Sie verfassen Initiativbewerbungen. Durch die hohe Anzahl an Bewerbungen steigt die Chance, geeigentes Personal ausfindig zu machen und die Stelle gewinnbringend zu besetzen.
Schwache Arbeitgebermarken dagegen kämpfen um junge Talente und erfahrene Fachkräfte. Ihnen gelingt es häufig nicht, alle offenen Stellen mit geeignetem Personal zu besetzen.
Aus diesem Grund ist es von Bedeutung, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen und diese strategisch im Personalmarketing zu nutzen. Denn eine hohe Reichweite und ein großer Bekanntheitsgrad können nicht nur zu einer Umsatzsteigerung führen, sondern auch den Personalverantwortlichen in die Karten spielen.
Die aktive Personalbeschaffung
Bei der aktiven externen Personalbeschaffung bewerben Unternehmen ihre vakanten Stellen, um die Aufmerksamkeit potenzieller neuer Arbeitskräfte zu generieren. Somit sucht der Betrieb aktiv nach Nachwuchstalenten und Fachkräften – und zwar online wie offline.
Eine kurzfristige Stellenbesetzung kann über Personalvermittlungen erfolgen. Langfristige Besetzungen dagegen lassen sich realisieren, indem eine Ansprache über Stellenanzeigen in Zeitungen oder auf Jobbörsen, auf Jobmessen oder weiteren Veranstaltungen oder über Social-Media stattfindet.
Weist die Firma außerdem auf der Unternehmenswebsite darauf hin, dass Initiativbewerbungen willkommen sind und zeigt auf, welche Stellen zu besetzen sind, spricht das Unternehmen Arbeitssuchende an. Fachkräfte, die sich noch in einem anderen Arbeitsverhältnis befinden, können aktiv durch die Abwerbung generiert werden.
Folgende Maßnahmen sind denkbar
- Stellenanzeigen,
- Jobbörsen,
- Active Sourcing,
- Social Media,
- Karrieremessen,
- Headhunter,
- Mitarbeiterempfehlungsprogramme,
- Job-Performance-Advertising (Jobangebote aktiv bewerben).
Warum ist effiziente Personalbeschaffung so wichtig?
Unternehmen befinden sich permanent im Wettstreit. Dies trifft auch auf die Gewinnung von Fachkräften zu. Denn je leistungsstärker die internen Teams agieren, desto mehr Umsatz erzielt ein Betrieb.
Neu zu besetzende Stellen müssen deswegen von den Personalern strategisch vergeben werden. Muss die Stelle zum zweiten Mal neu besetzt werden, zeigen sich das Stammpersonal aufgrund der Mehrarbeit frustriert. Die Motivation und Produktivität können sinken.
Schwierige Persönlichkeiten, häufig auch als “faule Äpfel” bezeichnet, können ferner die Leistungen des gesamten Teams beeinflussen. Das Betriebsklima leidet und die Mitarbeiterfluktuation steigt. Überdies geht das Recruiting und die Einarbeitung einer neuen Arbeitskraft mit zusätzlichen Kosten und einer Zeitverzögerung einher.
Dass vakante Stellen mit der falschen Person besetzt werden, ist nicht ausschließlich darauf zurückzuführen, dass der Markt keine Fachkräfte bereitstellt. Stattdessen versäumen es die Personalabteilung häufig, das Profil der Stelle klar zu definieren. Sich Bewerbende und das Unternehmen stellen in diesem Fall unterschiedliche Ansprüche an die Stelle und kommunizieren ihre Absichten nicht klar. Es folgt die Trennung.
Mittelständische Unternehmen und Konzerne bauen häufig einen Nachwuchskräfte-Pool auf, an dem sie sich bedienen. Sie übernehmen zunächst allgemeine Aufgaben und werden anschließend für Fach- oder Führungspositionen vorbereitet. Auch in diesem Kontext ist es von Bedeutung, die Werte der Stelle offen zu kommunizieren und den Mehrwert für das Team und das Unternehmen herauszuarbeiten.
Im Anschluss formulieren die Personalverantwortlichen das Anforderungsprofil und die Stellenausschreibung. Dann veröffentlichen sie diese und sichten die eingehenden Bewerbungen. Nach der Beurteilung erfolgen Bewerbungsgespräche, woraufhin die Personalabteilung eine Entscheidung trifft und die Stelle besetzt. Es folgt die Einarbeitung der neuen Arbeitskraft, das ihr Know-how von diesem Zeitpunkt an unter Beweis stellt.
Bei dem gesamten Prozess beachten die Verantwortlichen den Zeitplan. Beteiligt sind unter anderem Personaler, Geschäftsführung, Mitarbeiter und der Betriebsrat.
Durch die effiziente Personalbeschaffung
- sparen Unternehmen wertvolle Zeit.
- reduzieren Unternehmen das Risiko einer kostenintensiven Fehlbesetzung.
- besetzen Unternehmen freie Stellen gewinnbringend durch die passenden Personen.
- erhalten Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem sie innovative Talente begrüßen, die den Mitbewerbern fehlen.
Strategien zur Rekrutierung externer Mitarbeiter
Zunächst ist die Zielgruppe zu definieren und ein Anforderungsprofil zu erstellen. Rufen Sie sich vor Augen, welche Kompetenzen einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, wie sich das Unternehmen und die Branche entwickeln wird und welche Fähigkeiten in Zukunft für das Unternehmen relevant sein werden.
Bei der Erstellung der Stellenanzeige wählen Sie klare Formulierungen und versuchen, Ihre Anforderungen möglichst präzise auszudrücken. Nehmen Sie nur notwendige erwartete Fertigkeiten auf. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Interessenten aufgrund der hohen Ansprüche des Unternehmens von einer Bewerbung absehen. Scheuen Sie sich außerdem nicht, die Herausforderungen der neuen Stelle zu benennen.
Im nächsten Schritt wählen Sie passende Kanäle zur Veröffentlichung der Stellenanzeige aus. Nutzen Sie auch Nischen-Portale und streuen Sie die Anzeige möglichst weit und dennoch zielgerichtet. Die eingehenden Bewerbungen beurteilen Sie innerhalb von 24 Stunden. Bei den Bewerbungsgesprächen beziehen Sie alle Beteiligten in Ihre Entscheidung mit ein. Die Entscheidung und das Angebot sollten schnell erfolgen.
Was spricht für interne Personalbeschaffung?
Bei der internen Personalbeschaffung besetzt ein Unternehmen eine vakante Stelle durch einen Internen. Der Vorteil: Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen. So sinkt das Risiko, dass sich dieser unzufrieden mit der Unternehmenskultur oder der Vorgehensweise zeigt.
Die Nachteile von internen Lösungen
- Die Mitarbeiter vor Ort verfügen nicht über die notwendigen Kenntnisse.
- Die Mitarbeiter vor Ort sind betriebsblind.
- Die Mitarbeiter vor Ort müssen kostenintensiv auf die neue Stelle vorbereitet werden.
- Auch Interne müssen eingearbeitet werden, wenn es sich um eine neue Stelle handelt.
FAQ
Externe können ein Unternehmen bereichern, indem sie ein wertvolles Know-how und einen großen Erfahrungsschatz mitbringen. Sie lösen Probleme womöglich anders als Interne und zeigen sich innovativ.
Neben der externen Personalbeschaffung greifen viele Unternehmen auf Interne zurück, um neue Stellen zu besetzen. Dafür absolviert das ausgewählte Personal zum Beispiel eine Weiterbildung und erlangt Fachwissen.
Unternehmen sollten sowohl interne als auch externe Bewerbungen in Erwägung ziehen.
Das Fazit – mit der richtigen Strategie zu neuem Personal
Die Besetzung einer neuen Stelle kann Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Schließlich gilt es, qualifizierte Fachkräfte anzusprechen, die dem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten. Gleichzeitig ist es wichtig, dass die neuen Arbeitskräfte einen positiven Eindruck von dem Unternehmen gewinnen. So stellen Sie die Weichen für eine mittel- bis langfristige Zusammenarbeit.
Um die richtige Person für die neue Stelle ausfindig zu machen, wenden Sie sich entweder an Interne oder Externe. Bei der externen Personalbeschaffung steigen die Chancen, einzigartige Talente für sich zu gewinnen.
